FibuZen Telefonat buchen
Für Treuhandbüros mit Buchhaltungsmandaten

Was FibuZen Ihrem Team abnimmt

Das erspart Ihrem Team sechs Arbeiten, die heute Woche für Woche Stunden kosten. FibuZen übernimmt die Belegverarbeitung im Treuhandbüro bis zum fertigen Vorschlag, und Ihr Team prüft und gibt frei. Zu jeder Arbeit gibt es einen kurzen Film, und weiter unten finden Sie alle 67 Funktionen im Überblick.

FibuZen liest, prüft und kontiert die Belege der Mandanten eines Treuhandbüros, gleicht sie mit dem Kontoauszug ab und fragt beim Mandanten nach, wenn etwas fehlt. Jede Buchung gibt ein Mensch aus dem Büro frei. Erst danach bucht FibuZen in die Buchhaltung, die das Büro schon hat.

Alle Funktionen im Überblick

67 Funktionen in 9 Bereichen, vom Belegeingang bis zur Ablage. Bei allen gilt dasselbe Prinzip: FibuZen bereitet sorgfältig vor, und gebucht wird erst nach der Freigabe durch Ihr Team.

Belege und Auszüge kommen an

Ihre Mandanten liefern so, wie es für sie am einfachsten ist. FibuZen sorgt dafür, dass alles beim richtigen Mandat landet.

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  • Mandantenportal ohne Passwort Ihre Mandanten melden sich per Link an und laden Belege am Handy oder am PC hoch.
  • Aus dem Foto wird ein PDF Ein Foto vom Kassenzettel genügt. FibuZen richtet es gerade und legt einen sauberen PDF-Beleg an.
  • Stapel-Scan für mehrere Mandate Ein QR-Deckblatt je Mandat, ein Durchgang am Scanner. FibuZen trennt die Belege und ordnet sie zu.
  • Seitenbilanz für jeden Stapel Leere Rückseiten fallen weg, mehrseitige Rechnungen bleiben zusammen, und die Bilanz zeigt, dass keine Seite fehlt.
  • Kontoauszüge in jedem gängigen Format CAMT.053, CSV der Banken und Kreditkartenabrechnungen als PDF, jeweils mit Saldoprüfung.
  • Eingang per Mail Jedes Mandat bekommt eine eigene Adresse. Ihre Mandanten leiten Rechnungen einfach weiter.
  • Warteschlange mit Position Mandant und Team sehen, dass der Beleg angekommen ist und wann er an der Reihe ist.
  • Virenscan vor dem Öffnen Jede Datei wird geprüft, bevor sie verarbeitet wird. Verdächtiges kommt in Quarantäne.

Lesen und prüfen

FibuZen liest jeden Beleg vollständig und rechnet nach. Was nicht sicher ist, hält an und sagt, warum.

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  • Alles Wichtige gelesen Belegart, Lieferant, Positionen, MWST-Sätze, Währung und Rechnungsnummer. Was nicht lesbar ist, bleibt leer statt geraten.
  • QR-Rechnung direkt aus dem Zahlteil Betrag, IBAN und Referenz stammen aus dem QR-Code, nicht aus einer Schätzung.
  • Nachgerechnet auf den Rappen Netto plus MWST muss das Total ergeben. Geht die Rechnung nicht auf, sperrt FibuZen den Beleg und nennt den Grund.
  • Der richtige Mandant Empfänger, Adresse und UID werden geprüft. Abweichende Schreibweisen bestätigen Sie einmal, danach läuft es.
  • Schutz vor manipulierten Belegen Anweisungen im Beleg werden ignoriert. Gebucht wird nur auf Konten Ihres Kontenplans.
  • Unvollständiges hält an Zwei Rechnungen in einer Datei, eine fehlende Seite oder eine verdeckte Stelle gehen als Aufgabe an Ihr Team.
  • Jede Einstufung begründet Bei jedem Vorschlag steht im Klartext, worauf er beruht.

Kontieren und MWST

Ihr Team prüft einen vorgedachten Vorschlag statt ein leeres Formular. Kontiert wird nach den Regeln Ihres Büros.

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  • Vorschlag für jede Position Konto und Steuercode für jede Zeile, mit Begründung.
  • Mehrere MWST-Sätze auf einem Beleg Beim Bon mit 8.1 % und 2.6 % bekommt jede Zeile ihren eigenen Steuercode.
  • Aufteilung auf mehrere Konten Sammelrechnungen werden Position für Position auf die richtigen Konten verteilt.
  • Die Regeln Ihres Büros Kontierungsrichtlinie je Mandat und Kanzleiprofil mit erlaubten Konten und Sätzen. Kontiert wird, wie Ihr Büro es gewohnt ist.
  • Lernt aus Ihren Bestätigungen Bestätigte Konten merkt sich FibuZen je Lieferant. Den MWST-Satz nimmt FibuZen trotzdem immer vom Beleg.
  • Kontenplan-Abgleich mit Ihrer Buchhaltung FibuZen gleicht den Kontenplan jedes Mandats mit Ihrer Buchhaltung ab. Fehlt ein passendes Konto, schlägt FibuZen Nummer, Bezeichnung und Steuercode vor. Angelegt wird es erst nach Ihrer Freigabe, und je Mandat lässt sich der Vorschlag abschalten.
  • Bezugsteuer bei Auslandsleistungen Die Bezugsteuer auf ausländische Software und Dienstleistungen wird nicht vergessen.
  • Ausländische MWST richtig behandelt Keine unzulässige Vorsteuer auf ausländischer Umsatzsteuer. Exportrechnungen laufen ohne Schweizer MWST.
  • Anlagegüter erkannt Ab der Aktivierungsgrenze Ihres Büros schlägt FibuZen die Aktivierung vor, statt den Laptop in den Aufwand zu buchen.
  • Transitorische Abgrenzungen Rechnungen mit Leistungszeitraum über den Jahreswechsel fallen auf, mit einem Vorschlag pro rata.
  • Bewirtung, Reise und Spesen Anlass, Teilnehmer und Reisezeitraum werden beim Mandanten erfragt und am Beleg dokumentiert.
  • Privat, bar oder geschäftlich Privatanteile werden getrennt. Privat oder bar bezahlte Belege laufen über Kontokorrent oder Kasse.

Fremdwährungen

Rechnungen in Euro oder Dollar machen keine Handarbeit mehr. Kurse, Kursgewinne und Kursverluste stimmen mit dem Auszug überein.

  • Kurs nach der Methode des Mandats Umgerechnet wird mit dem offiziellen Kurs zum Rechnungsdatum, als Tageskurs oder Monatsmittel, so wie das Mandat abrechnet.
  • Kursgewinne und Kursverluste separat Die Differenz zwischen Rechnungs- und Zahlungskurs bucht FibuZen auf das Kursdifferenzkonto, dort, wo der Revisor sie erwartet.
  • Fremdwährungskonten in Kontowährung Eine Zahlung ab dem EUR-Konto wird in EUR gebucht, mit Kurs, und stimmt mit dem Auszug überein.
  • Franken-Belastung für eine Dollar-Rechnung Wird eine USD-Rechnung ab dem CHF-Konto bezahlt, findet FibuZen die Zahlung über den Tageskurs.

Bank und Zahlung

Jede Auszugszeile ist erklärt, lange vor dem Abschluss und ohne Leuchtstift.

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  • Beleg und Zahlung abgeglichen Jede Rechnung findet ihre Zahlung im Auszug, mit Übereinstimmungswert und Begründung.
  • Teil- und Sammelzahlungen Ratenzahlungen und eine Zahlung für mehrere Rechnungen werden sauber aufgeteilt.
  • Die Reihenfolge ist egal Kommt der Auszug später als die Belege, gleicht FibuZen nachträglich ab.
  • Zahlungen ohne Beleg Eine eigene Liste, Nachforderung auf Ihren Entscheid oder «ohne Beleg abhaken» mit Begründung.
  • Lücken im Auszug Fehlt ein Monat, sehen Sie es sofort und nicht erst beim Abschluss.
  • Überträge zwischen eigenen Konten Umbuchungen zwischen Konten des Mandats erkennt FibuZen und fordert dafür keinen Beleg an.
  • Kreditkarten-Sammelbelastung Die Monatsbelastung der Kreditkarte wird nicht doppelt als Aufwand erfasst.
  • Mögliche Doppelzahlung Wurde dieselbe Rechnung zweimal bezahlt, markiert FibuZen die Zahlungen.
  • Direkte Bankanbindungin Vorbereitung Kontoauszüge kommen direkt von der Bank ins Portal. Bis dahin genügt der Upload.

Duplikate und Buchungsschutz

Was schon gebucht ist, kommt kein zweites Mal in die Bücher. Auch dann nicht, wenn jemand direkt in der Buchhaltung erfasst hat.

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  • Duplikat-Verdacht mit Vergleich Beide PDFs nebeneinander. Sagen Sie einmal «kein Duplikat», merkt sich FibuZen das.
  • Abgleich mit Ihrem Buchungsbestand Auch was jemand direkt in der Buchhaltung erfasst hat, wird nicht doppelt gebucht.
  • Sperre für Rechnungsnummern Ist dieselbe Rechnung desselben Lieferanten schon gebucht, verweigert FibuZen die zweite Buchung.
  • Abgeschlossene Perioden bleiben zu In ein abgeschlossenes Quartal bucht FibuZen nichts mehr. Der Beleg bleibt mit Hinweis liegen.
  • Genau eine Buchung Ein Doppelklick oder ein Netzunterbruch erzeugt nie eine zweite Buchung.

Freigabe, Buchung und Ablage

Ihr Team hat das letzte Wort. Erst nach der Freigabe bucht FibuZen in die Buchhaltung, die Ihr Büro schon hat.

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  • Ein Mensch gibt frei Jede Buchung gibt jemand aus Ihrem Team frei. Eine Schwelle, ab der FibuZen selbst bucht, gibt es nicht.
  • Buchung mit dem Original Die Buchung steht mit angehängtem Beleg in Ihrer Buchhaltung.
  • Lieferantenrechnungen als offene Posten Wo Ihr Büro mit offenen Posten arbeitet, entsteht die Lieferantenrechnung, und die Zahlung gleicht sie aus.
  • Saubere Stammdaten Neue Lieferanten legt FibuZen nie still an. Ähnliche Namen führen zu einem Vorschlag statt zu einer Dublette.
  • Auch ohne angebundene Buchhaltung FibuZen bereitet vor und übergibt das Journal als Datei.
  • Ablage im Ordner Ihres Büros Gebuchte Belege landen nach Ihrer Benennungsregel im bestehenden Ordner, zum Beispiel in SharePoint oder WorkDrive.
  • Export und Archiv Export mit Originalen, Mandatsarchiv mit Prüfsummen und vollständiger Datenexport bei Vertragsende.
  • Notiz zum Quartalsabschluss Abgehakte Zahlungen mit Begründung und offene Punkte, gesammelt für den Abschluss.

Ihre Mandanten

Ihre Mandanten bekommen nur die Fragen, die Sie wirklich stellen wollen, und sehen ihre Zahlen früher.

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  • Rückfrage direkt am Beleg Ihr Mandant bekommt eine Mail mit Ihrem Logo und antwortet mit einem Klick am richtigen Beleg.
  • Nur fragen, was fehlt FibuZen fragt einmal und nur das Nötige. Weiss der Mandant es nicht, landet die Frage bei Ihnen.
  • Nachforderung mit einem Klick Fehlende Belege fordern Sie gesammelt an, und Ihr Mandant sieht sie im Portal.
  • Freundliche Erinnerungen Bleiben Belege aus, erinnert FibuZen Ihren Mandanten, ohne dass jemand nachtelefoniert.
  • Portal mit Überblick Belegregister mit Status, Einkäufe, Ausgangsrechnungen, Kunden und Lieferanten.
  • MWST-Richtwert und Geldfluss Ihr Mandant sieht den voraussichtlichen MWST-Betrag als Richtwert und seinen Geldfluss der letzten Monate.
  • Branchenvergleich Ihr Mandant sieht auf Basis pseudonymisierter Kennzahlen, wo er im Vergleich zu seiner Branche steht.

Ihr Büro und Ihr Team

Zuständigkeiten stehen im System statt im Kopf, und Ihr Portal trägt Ihre Marke.

  • Übersicht über alle Mandate Morgens sehen Sie, wo es brennt: offene Rückfragen, zu prüfende Belege, fehlende Auszüge, Ihr Arbeitsvorrat.
  • Klare Rollen Inhaber, Sachbearbeiter und Mandant sehen nur, was sie sehen dürfen. Ihr Mandant sieht nie die Kontierung.
  • Mandat in wenigen Schritten verbunden Ein neues Mandat übernehmen Sie direkt aus der Buchhaltung, ohne IT-Projekt.
  • Ansicht als Sie sehen genau, was Ihr Mandant oder Ihr Team sieht, und jeder Wechsel wird protokolliert.
  • Ihr Logo im Portal Portal und Mails tragen Ihr Logo, Ihre Farbe und Ihren Namen. Auf Wunsch unter Ihrer eigenen Adresse.
  • Verschiedene Buchhaltungen nebeneinander Mandate mit bexio, Abacus oder Banana laufen im selben Ablauf.
  • Dienststatus Sie sehen jederzeit, ob alles läuft.

Wie FibuZen mit Ihren Daten umgeht, steht auf der Seite Sicherheit und Datenschutz. Welche Buchhaltungen FibuZen anbindet, zeigt die Seite Integrationen.

Belegverarbeitung im Treuhandbüro: was sich messbar ändert

Die Zahlen stammen aus unserer eigenen Belegverarbeitung. Wie es bei Ihren Belegen aussieht, zeigt der Belegtest.

≈ 1 Min.

braucht Ihr Team, um einen Standardbeleg zu prüfen. Abtippen und Zahlung suchen dauern heute rund 5 Minuten.

92 %

der Belege fanden ihre Zahlung im Kontoauszug von selbst, bei 335 Belegen aus unserer eigenen Buchhaltung.

100 %

der Buchungen gibt ein Mensch aus Ihrem Team frei. Eine Schwelle, ab der FibuZen selbst bucht, gibt es nicht.

Prüfen Sie es an Ihren eigenen Belegen

Wählen Sie für den Belegtest zehn Belege aus Ihrem Alltag aus. Weil Sie diese Belege kennen, sehen Sie selbst, was FibuZen vorbereitet und wo es nachfragt.

Kein Blindkauf: Vor dem Belegtest unterschreiben wir eine Geheimhaltungsvereinbarung, und FibuZen ist monatlich kündbar.

Telefonat buchen 15 Minuten. Wir rufen Sie an, Sie bereiten nichts vor.

Zehn Belege, und Sie sehen, wie es läuft.

Im Belegtest zeigen wir Ihnen an Belegen, die Sie kennen, was FibuZen vorbereitet und wo es nachfragt. Danach entscheiden Sie.