FibuZen Telefonat buchen
Für Treuhandbüros mit Buchhaltungsmandaten

Doppelt eingereicht, einmal gebucht

Das schützt Sie davor, dass dieselbe Rechnung samt Vorsteuer zweimal in die Bücher kommt. Um Duplikate zu erkennen, prüft FibuZen vor jeder Buchung, was in der Buchhaltung des Mandats schon steht.

Standbild aus dem Film «Duplikate»
Beispiel mit Testdaten, fiktive Firmen. Untertitel über das Menü des Players.

Die Duplikatprüfung in FibuZen vergleicht jeden neuen Beleg mit dem, was in der Buchhaltung des Mandats schon steht, auch mit Buchungen, die Ihr Team von Hand erfasst hat. Stimmen Rechnungsnummer und Betrag überein, stoppt FibuZen die zweite Buchung und legt beide Belege nebeneinander vor. Ob es dieselbe Rechnung ist, entscheidet Ihr Team.

Bisher

Kennen Sie das?

  • Belege kommen auf mehreren Wegen, und manche kommen zweimal.
  • Was jemand im Team schon von Hand gebucht hat, sieht man dem Belegstapel nicht an.
  • Eine doppelte Vorsteuer fällt oft erst spät auf.

Erst per Mail, dann im Ordner

Eine Rechnung kommt im Juni per Mail, und jemand aus dem Team erfasst sie gleich in der Buchhaltung. Im Juli bringt der Mandant das Original im Ordner vorbei. Wer nicht nachschlägt, bucht sie ein zweites Mal, und die Vorsteuer ist doppelt drin.

Die doppelte Buchung muss Ihr Team später suchen und stornieren, im ungünstigsten Fall nach der MWST-Abrechnung. Das kostet Zeit, und gegenüber dem Mandanten ist es unangenehm.

Duplikate erkennen, bevor FibuZen bucht

  1. Schritt 1

    Abgleich mit der Buchhaltung

    Vor jeder Buchung schaut FibuZen nach, was in der Buchhaltung des Mandats schon gebucht ist, auch das, was Ihr Team dort von Hand erfasst hat.

  2. Schritt 2

    Die zweite Buchung stoppt

    Stimmen Rechnungsnummer und Betrag mit einer bestehenden Buchung überein, stoppt FibuZen die zweite Buchung.

  3. Schritt 3

    Beide Belege nebeneinander

    Ihr Team sieht den neuen und den bereits gebuchten Beleg nebeneinander und entscheidet, ob es dieselbe Rechnung ist.

  4. Schritt 4

    Der Entscheid bleibt

    Sagt Ihr Team «kein Duplikat», gilt das dauerhaft. Name und Zeitpunkt stehen im Protokoll.

Prüfen Sie es an Ihren eigenen Belegen

Im Belegtest zeigen wir Ihnen an zehn eigenen Belegen, was FibuZen vorbereitet und wo es anhält. Weil Sie die Belege kennen, sehen Sie selbst, wie sorgfältig FibuZen prüft, bevor es Ihrem Team einen Vorschlag vorlegt.

Kein Blindkauf: Vor dem Belegtest unterschreiben wir eine Geheimhaltungsvereinbarung, und FibuZen ist monatlich kündbar.

Telefonat buchen 15 Minuten. Wir rufen Sie an, Sie bereiten nichts vor.

Worauf FibuZen bei Duplikaten achtet

  • Dieselbe Datei nimmt FibuZen beim Hochladen durch Ihr Team kein zweites Mal an
  • FibuZen vergleicht Rechnungsnummer, Betrag und Datum je Lieferant
  • Ist der Abgleich gerade nicht möglich, verlangt FibuZen eine ausdrückliche Bestätigung
  • Die Vorsteuer landet nur einmal in der MWST-Abrechnung

In bexio prüft FibuZen den ganzen Buchungsbestand der Firma, ohne Datumsgrenze. Bei anderen Buchhaltungen wie Abacus richten wir den Abgleich mit den bestehenden Buchungen bei der Einrichtung ein.

Das bleibt bei Ihrem Team

Ob zwei Belege dieselbe Rechnung sind, entscheidet ein Mensch aus Ihrem Team. FibuZen hält an, legt beide vor und bucht erst nach der Freigabe.

Fragen aus Treuhandbüros

Weitere Antworten finden Sie bei den häufigen Fragen zu FibuZen.

Stoppt FibuZen auch Abos, die jeden Monat gleich viel kosten?

Nein. Ein gleicher Betrag allein reicht nicht. FibuZen hält erst an, wenn auch die Rechnungsnummer übereinstimmt oder Betrag und Datum zusammenfallen. Die Rechnung vom Oktober trägt ein anderes Datum als die vom September und läuft normal durch.

Kann jemand die Sperre einfach übergehen?

Nicht stillschweigend. Bei einem Verdacht kann Ihr Team die Buchung nur mit Begründung freigeben, und Name und Zeitpunkt stehen im Protokoll. Ist dieselbe Rechnung bereits gebucht, bleibt die zweite Buchung gesperrt.

Erkennt FibuZen auch doppelt bezahlte Rechnungen?

Ja, im Bankabgleich. Gehen innert weniger Tage zwei gleich hohe Zahlungen an denselben Empfänger, markiert FibuZen sie als mögliche Doppelzahlung. Ihr Team sieht den Hinweis und klärt es mit dem Mandanten.

Passend im Ratgeber

Hintergrund für Ihren Entscheid, geschrieben für Treuhandbüros in der Schweiz.

Weitere Funktionen

Zehn Belege, und Sie sehen, wie es läuft.

Im Belegtest zeigen wir Ihnen an Belegen, die Sie kennen, was FibuZen vorbereitet und wo es nachfragt. Danach entscheiden Sie.