FibuZen Telefonat buchen
Für Treuhandbüros mit Buchhaltungsmandaten

Jede Buchung in bexio geprüft, jeder Beleg daran

Das schützt Sie davor, dass eine Rechnung doppelt in bexio landet, weil jemand sie dort schon von Hand erfasst hat. FibuZen bucht Belege in bexio erst nach Ihrer Freigabe, hängt das PDF an und kennt dabei den Buchungsbestand jeder angebundenen bexio-Firma.

  1. FibuZen Liest den Beleg, rechnet nach und schlägt Konto und Steuercode vor
  2. Ihr Team Freigegeben Prüft den Vorschlag neben dem Original und gibt frei
  3. bexio bexio Die Buchung steht in bexio, das Original hängt als PDF daran

Die bexio-Anbindung von FibuZen verbindet jedes Mandat eines Treuhandbüros mit seiner bexio-Firma. Nach der Freigabe durch Ihr Team legt FibuZen die Buchung in bexio an und hängt den Beleg als PDF an. Vorher prüft FibuZen den ganzen Buchungsbestand der Firma auf dieselbe Rechnung, auch Buchungen, die Ihr Team von Hand erfasst hat.

Bisher

Kennen Sie das?

  • Belege kommen per Mail und landen trotzdem einzeln von Hand in bexio.
  • Für jede Buchung lädt jemand das PDF herunter und hängt es in bexio wieder an.
  • Was jemand schon direkt in bexio erfasst hat, sieht man dem Belegstapel nicht an.

Mit FibuZen arbeiten Sie in bexio weiter wie bisher. Neu ist, dass die Buchungen dort geprüft und freigegeben ankommen, jede mit ihrem Beleg.

So bucht FibuZen Belege in bexio

Bei der Einrichtung verbinden wir die bexio-Firmen Ihrer Mandate. Danach gilt für jedes Mandat:

  • Nach der Freigabe legt FibuZen die Buchung in bexio an und hängt das Original als PDF an
  • Kontenplan, Steuercodes und Bankkonten liest FibuZen aus der bexio-Firma des Mandats
  • Belege mit mehreren MWST-Sätzen verteilt FibuZen auf mehrere Buchungszeilen, jede mit ihrem Steuercode
  • FibuZen kennt den ganzen Buchungsbestand der Firma ohne Datumsgrenze: manuelle Buchungen, Ausgaben, Lieferanten- und Verkaufsrechnungen, Gutschriften
  • Dieselbe Rechnungsnummer beim selben Lieferanten sperrt die Buchung, ein gleicher Betrag mit wenigen Tagen Abstand gilt als Verdacht
  • Zahlungen im Kontoauszug, die eine bestehende bexio-Buchung eindeutig erklärt, hakt FibuZen ab

Das bleibt bei Ihrem Team

Ob ein Verdacht wirklich ein Duplikat ist, entscheidet Ihr Team. Eine Sperre lässt sich nur mit Begründung übergehen, und die steht mit Namen im Protokoll. FibuZen bucht erst nach der Freigabe.

So läuft die Freigabe im Detail

Was bei der Einrichtung passiert

  1. Schritt 1

    bexio-Firma verbinden

    Jedes Mandat verbinden wir einmal mit seiner bexio-Firma. Die Erlaubnis dafür erteilen Sie direkt in bexio, FibuZen speichert den Zugang verschlüsselt.

  2. Schritt 2

    Mandat aus bexio übernehmen

    Kontenplan, Steuercodes und Bankkonten kommen aus bexio. Niemand tippt die Stammdaten ein zweites Mal ein.

  3. Schritt 3

    Bestand einlesen

    FibuZen liest die bisherigen Buchungen der Firma ein. Ab dem ersten Beleg prüft es gegen alles, was schon in bexio steht.

  4. Schritt 4

    Regeln bestätigen und starten

    Wir hinterlegen Ihre Kontierungsregeln, und Sie bestätigen sie. Erst danach läuft der erste Beleg des Mandats.

In 15 Minuten wissen Sie, wie FibuZen bei Ihnen bucht

Im Telefonat klären wir, wie viele bexio-Firmen Ihre Mandate haben. Weil wir die Verbindung bei der Einrichtung selbst herstellen, wissen Sie danach genau, was Ihr Team dafür tun muss.

Kein Blindkauf: Vor Ihrem Entscheid sehen Sie FibuZen im Belegtest an zehn eigenen Belegen, und FibuZen ist monatlich kündbar.

Telefonat buchen Wir rufen Sie an, Sie bereiten nichts vor.

Fragen aus Treuhandbüros

Weitere Antworten finden Sie bei den häufigen Fragen zu FibuZen.

Prüft FibuZen auch, was wir direkt in bexio gebucht haben?

Ja. FibuZen kennt den ganzen Buchungsbestand der bexio-Firma, auch alles, was Ihr Team dort von Hand erfasst hat. Hat ein Mandat seit Jahren in bexio gebucht, prüft FibuZen gegen all diese Jahre. Unmittelbar vor jeder Buchung schaut es noch einmal nach, was seither dazugekommen ist.

Was, wenn bexio gerade nicht erreichbar ist?

Dann kann FibuZen den Bestand nicht prüfen und zeigt das deutlich an. FibuZen bucht in diesem Fall nur, wenn jemand aus Ihrem Team ausdrücklich bestätigt.

Wo liegt der Beleg nach der Buchung?

Als PDF an der Buchung in bexio, also dort, wo Ihr Team und später die Revision ihn suchen. In FibuZen bleibt eine Arbeitskopie mindestens 24 Monate, damit sich Rückfragen direkt am Original klären lassen.

Passende Funktionen

Zehn Belege, und Sie sehen, wie es läuft.

Im Belegtest zeigen wir Ihnen an Belegen, die Sie kennen, was FibuZen vorbereitet und wo es nachfragt. Danach entscheiden Sie.