FibuZen Telefonat buchen
Für Treuhandbüros mit Buchhaltungsmandaten

Die Antwort des Mandanten steht direkt am Beleg

Das erspart Ihrem Team das Nachhaken per Mail und Telefon. Fehlt für die Buchung eine Angabe, stellt FibuZen die Rückfragen an Mandanten direkt im Portal, und der Beleg bleibt nicht auf dem Stapel liegen.

Standbild aus dem Film «Rückfragen»
Beispiel mit Testdaten, fiktive Firmen. Untertitel über das Menü des Players.

FibuZen erkennt beim Lesen, welche Angabe für die Buchung fehlt, etwa Anlass und Gäste bei einer Bewirtung. Der Mandant bekommt dazu genau eine Frage im Portal Ihres Treuhandbüros und antwortet am Handy oder am Computer. Frage und Antwort bleiben mit Name und Zeitpunkt am Beleg.

Bisher

Kennen Sie das?

  • Auf vielen Quittungen fehlt genau die Angabe, die Sie für die Buchung brauchen.
  • Rückfragen per Mail gehen im Posteingang des Mandanten unter.
  • Bis die Antwort kommt, weiss im Team kaum jemand mehr, zu welchem Beleg sie gehört.

Ein Geschäftsessen für CHF 186.50

Auf der Quittung steht weder der Anlass noch, wer am Tisch sass. Ihr Sachbearbeiter schreibt eine Mail, ruft an und landet auf der Combox. Bis die Antwort kommt, liegt der Beleg bei den offenen Fällen.

Jeder offene Beleg hält das ganze Mandat auf. Ihr Team hakt nach, wartet und hakt wieder nach, und das kostet Zeit und Nerven.

So laufen Rückfragen an Mandanten mit FibuZen

  1. Schritt 1

    FibuZen merkt, was fehlt

    Schon beim Lesen sieht FibuZen, welche Angabe für die Buchung fehlt, etwa Anlass und Gäste bei einer Bewirtung oder der Zweck einer Reise.

  2. Schritt 2

    Eine Frage mit Ihrem Logo

    Ihr Mandant bekommt genau eine Frage zum richtigen Beleg, im Portal Ihres Büros. Er antwortet am Handy, wann es ihm passt.

  3. Schritt 3

    Der Beleg läuft weiter

    Ihr Team findet die Antwort am Beleg, und derselbe Beleg läuft weiter bis zum Vorschlag.

  4. Schritt 4

    Unklares geht an Ihr Team

    Kann der Mandant die Frage nicht sicher beantworten, sagt er das mit einem Klick. Dann landet die Frage bei Ihrem Team, und niemand muss raten.

Prüfen Sie es an Ihren eigenen Belegen

Im Belegtest sehen Sie an zehn eigenen Belegen, wo FibuZen nachfragen würde. Weil Sie Ihre Mandanten kennen, beurteilen Sie selbst, ob diese Fragen nötig sind.

Kein Blindkauf: Vor dem Belegtest unterschreiben wir eine Geheimhaltungsvereinbarung, und FibuZen ist monatlich kündbar.

Telefonat buchen 15 Minuten. Wir rufen Sie an, Sie bereiten nichts vor.

Worauf FibuZen bei Rückfragen achtet

  • Bei Bewirtungen fragt FibuZen nach Anlass und Teilnehmern, bei Reisen nach Zweck und Zeitraum
  • Bei gemischten Einkäufen klärt FibuZen, was privat und was geschäftlich ist
  • Was schon auf dem Beleg steht, fragt FibuZen nicht noch einmal ab
  • Offene Rückfragen aller Mandate sieht Ihr Team auf einer Seite
  • Frage und Antwort bleiben mit Name und Zeitpunkt am Beleg

Was Ihr Mandant im Portal sieht und dass die Kontierung im Büro bleibt, lesen Sie bei den Rollen in FibuZen. Mandanten, die ihre Buchhaltung selbst in AbaNinja führen, beantworten Rückfragen im selben Portal.

Das bleibt bei Ihrem Team

Ob die Antwort für die Buchung genügt, beurteilt Ihr Team. FibuZen bucht erst, wenn jemand den Vorschlag freigibt.

Fragen aus Treuhandbüros

Weitere Antworten finden Sie bei den häufigen Fragen zu FibuZen.

Was, wenn der Mandant nicht antwortet?

Dann bleibt die Frage offen, und der Beleg wartet. In der Übersicht sieht Ihr Team, bei welchen Mandanten noch Fragen offen sind, und kann gezielt nachhaken, statt jedem einzelnen Beleg hinterherzulaufen.

Fragt FibuZen unsere Mandanten nicht zu viel?

FibuZen fragt, was für die Buchung fehlt, und zu einer Sache nur einmal. Fehlende Belege fordert es erst nach, wenn Ihr Team das entschieden hat.

Kann unser Team auch selbst nachfragen?

Ja. Ihr Sachbearbeiter schreibt seine Frage direkt an den Beleg oder an eine Zahlung. Der Mandant bekommt eine Mail mit Ihrem Logo und kommt mit einem Klick zum richtigen Beleg.

Passend im Ratgeber

Hintergrund für Ihren Entscheid, geschrieben für Treuhandbüros in der Schweiz.

Weitere Funktionen

Zehn Belege, und Sie sehen, wie es läuft.

Im Belegtest zeigen wir Ihnen an Belegen, die Sie kennen, was FibuZen vorbereitet und wo es nachfragt. Danach entscheiden Sie.