Belege von Mandanten sammeln: Ordnung durch ein führendes System

Vielleicht kennen Sie das: Ein Mandant schickt seine Belege per Mail, der nächste per WhatsApp, und der dritte bringt im Januar eine Migros-Tasche voller Quittungen vorbei. Vermutlich ist Ihnen auch schon aufgefallen, dass die Antwort auf eine Rückfrage selten dort ankommt, wo der Beleg liegt. Und wahrscheinlich führt in Ihrem Team jeder seine eigene Liste mit Offenem, im Postfach, auf Post-its oder in einer Excel-Tabelle. Wer Belege von Mandanten sammeln muss, sammelt sie auf diese Weise an vier oder fünf Orten gleichzeitig.

Donnerstag, kurz nach vier. Ihr Sachbearbeiter sucht den Beleg zu einer Zahlung von CHF 1’413.40 an eine Garage. Im Mandatsordner liegt er nicht. Im Postfach findet er eine Nachricht des Mandanten vom August: «Beleg kommt noch.» Im Chat auf dem Geschäftshandy steckt ein Foto, schräg aufgenommen und ohne Datum. Die Kollegin, die im September die Vertretung hatte, erinnert sich an einen Anruf, aber nicht an den Inhalt. Nach zwanzig Minuten weiss er, dass es den Beleg gibt. Wo das Original ist, weiss er immer noch nicht.

In Gesprächen mit Treuhändern höre ich Varianten dieser Geschichte immer wieder. Mit Nachlässigkeit hat sie selten zu tun. Jeder Kanal ist für sich vernünftig, nur hat niemand festgelegt, welcher am Ende gilt.

Was ist ein führendes System im Treuhandbüro?

Ein führendes System ist die eine Stelle, an der alles zu einem Buchhaltungsmandat zusammenläuft: Belege, Kontoauszüge, Rückfragen an den Mandanten und die Freigaben Ihres Teams. Was dort steht, gilt. Was nur in einem Postfach oder auf einem Handy liegt, ist für das Büro noch nicht eingegangen.

Um Belege von Mandanten zu sammeln, ohne die Übersicht zu verlieren, brauchen Sie also einen Ort und eine Regel, die alle kennen. Mehr Disziplin im Team oder eine bessere Ordnerstruktur helfen wenig, solange vier Kanäle gleichberechtigt nebeneinander laufen.

Ich bin Denny Weber, Geschäftsführer der WDC GmbH in Stans. Mit FibuZen haben wir so ein führendes System für die Vorarbeit in Treuhandbüros gebaut. Ihre Buchhaltung bleibt dabei, wo sie ist: Nach der Freigabe Ihres Teams bucht FibuZen dorthin.

Die Ein-Ort-Regel

Die Ein-Ort-Regel beschreibt, wie ein führendes System im Alltag funktioniert. Sie hat drei Teile, je einen für Belege, Fragen und Freigaben:

1. Jeder Beleg hat einen festen Eingang. Ob er als Foto, als PDF oder auf Papier entsteht, er kommt über einen bekannten Weg ins System und landet dort beim richtigen Mandat.
2. Jede Frage hängt am Beleg. Fehlt eine Angabe, geht die Frage zum Mandanten, und seine Antwort steht danach genau dort, wo der Beleg liegt.
3. Jede Freigabe hinterlässt eine Spur. Am Beleg steht, wer ihn wann geprüft und freigegeben hat, und das lässt sich auch Monate später nachschlagen.

Das erspart Ihrem Team die Suche in vier Kanälen. Es schützt Sie auch davor, dass das Wissen über ein Mandat im Kopf eines einzelnen Mitarbeiters steckt. Warum es sich lohnt, jeden Beleg vor der Buchung ein zweites Mal prüfen zu lassen, erklärt der Artikel Vier-Augen-Prinzip für Belege.

Was kosten vier Kanäle parallel?

Diese Kosten tauchen in keiner Abrechnung auf, im Alltag aber ständig:

• Jede Suche führt durch Mandatsordner, Postfach, Chat und Papierablage.
• Dieselbe Rechnung kommt per Mail und später auf Papier. Ohne Abgleich steht sie zweimal in den Büchern, samt Vorsteuer. FibuZen erkennt solche Duplikate, bevor jemand bucht.
• Die Antwort auf eine Rückfrage kommt am Telefon und steht danach nirgends.
• Eine Vertretung muss erst herumfragen, was bei einem Mandat offen ist.
• Ein fehlender Kontoauszug fällt erst im Januar auf, wenn sich der Mandant kaum noch an die Zahlung erinnert.
• Belege auf dem Handy eines Mitarbeiters gehören nicht zum Dossier, und sie gehen mit ihm, wenn er das Büro verlässt.

Die meisten Treuhandbüros rechnen die laufende Buchhaltung pauschal ab. Jede Viertelstunde Suchen bezahlt deshalb Ihr Büro und nicht der Mandant. Bei 80 Mandaten und einer Viertelstunde pro Mandat und Monat kommen 20 Stunden im Monat zusammen, die in keiner Pauschale vorgesehen sind.

Wie Sie Belege von Mandanten sammeln, ohne vier Kanäle zu pflegen

Mit FibuZen sieht der Weg eines Belegs so aus:

1. Ihr Mandant lädt im Portal zuerst den Kontoauszug hoch, danach die Belege. Das Portal trägt Ihr Logo, und er meldet sich per Link aus der Mail an, ohne Passwort, am Handy oder am Computer. Ein Foto vom Kassenzettel genügt, FibuZen macht daraus einen PDF-Beleg.
2. Bringt ein Mandant Papier, scannt Ihr Team den Stapel in einem Durchgang, mit einem Deckblatt je Mandat. FibuZen trennt die Belege und ordnet sie dem richtigen Mandat zu.
3. Was trotzdem per Mail im Büro landet, zieht Ihr Team mit der Maus ins richtige Mandat. Ab da nimmt es denselben Weg wie alle anderen Belege.
4. FibuZen liest jeden Beleg, rechnet nach und gleicht ihn mit dem Kontoauszug ab. Fehlende Monatsauszüge und Zahlungen ohne Beleg stehen auf einer eigenen Liste.
5. Fehlt für die Buchung eine Angabe, fragt FibuZen den Mandanten direkt am Beleg. Seine Antwort steht danach mit Name und Zeitpunkt dort.
6. Ihr Team prüft Original und Vorschlag nebeneinander und gibt frei. Danach bucht FibuZen in Ihre Buchhaltung und hängt den Beleg an.

Ihr Mandant fotografiert weiter mit dem Handy, so wie bisher für WhatsApp. Statt an das Geschäftshandy Ihres Sachbearbeiters schickt er das Foto aber ins Portal. Das ist ebenso schnell erledigt, und das Foto liegt sofort beim richtigen Mandat.

Für Ihr Team beginnt der Tag mit einer einzigen Seite: offene Rückfragen, zu prüfende Belege und fehlende Auszüge aller Mandate. Das verhindert, dass ein Mandat liegen bleibt, weil sein Sachbearbeiter gerade in den Ferien ist.

Bisher und mit einem führenden System

Situation	Bisher	Mit einem führenden System
Ein Beleg kommt an	per Mail, Chat, Post oder im Ordner	im Portal oder im Stapel-Scan, direkt beim richtigen Mandat
Eine Angabe fehlt	Mail, Anruf, Combox	Frage am Beleg, Antwort am Beleg
Ein Mitarbeiter ist in den Ferien	die Vertretung fragt herum	die Vertretung sieht alles Offene je Mandat
Ein Kontoauszug fehlt	fällt beim Abschluss auf	steht in der Übersicht, sobald der Monat fehlt
Ein Beleg ist geprüft	ein Häkli auf Papier oder gar keines	Freigabe mit Name und Zeitpunkt am Beleg
Ein Mandant fragt nach dem Stand	Rückruf nach längerer Suche	er sieht im Portal, was angekommen ist und was fehlt

Was ändert sich für Ihre Mandanten?

Weniger, als viele Treuhänder befürchten. Ihr Mandant installiert nichts und merkt sich kein Passwort. Er hat einen Weg für seine Belege und einen Ort, an dem er sieht, was noch fehlt. Fragen tragen das Logo Ihres Büros und betreffen immer einen bestimmten Beleg, und beantworten kann er sie am Handy, wann es ihm passt. Die Kontierung sieht er nie.

Nicht jeder Mandant stellt am ersten Tag um, und das muss er auch nicht. Bringt jemand weiter Papier, scannt Ihr Team es im Stapel, und die Belege landen am selben Ort wie alle anderen. Das schützt Sie davor, Mandanten zu einer Umstellung drängen zu müssen, die sie nicht wollen.

Seine eigene Software behält der Mandant ebenfalls. Er schreibt Offerten und Rechnungen weiter dort, wo er es gewohnt ist.

Ein führendes System und mehrere Buchhaltungsprogramme

Viele Treuhandbüros buchen in mehreren Programmen, oft im Programm des jeweiligen Mandanten. Ein führendes System für die Vorarbeit ändert daran zunächst nichts: FibuZen sammelt und prüft die Belege aller Mandate an einem Ort und bucht nach der Freigabe in das Programm, in dem Ihr Team das Mandat führt. Welche Programme FibuZen anbindet, zeigt die Seite Integrationen.

Trotzdem lohnt sich ein Blick auf die Zahl der Programme. Jedes zusätzliche Programm verlängert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und erschwert die Vertretung. Ihr Team prüft eine Buchung ausserdem nur so sicher, wie es das Programm kennt, in dem sie steht. Wer die Zahl senken will, lässt neue Mandate im bevorzugten Programm starten und zieht bestehende in Wellen um, jeweils auf den 1. Januar. Worauf es bei dieser Entscheidung ankommt, beschreibt der Artikel Treuhandsoftware wechseln oder behalten?.

Selbsttest: Wie viele Orte hat ein Beleg in Ihrem Büro?

Beantworten Sie die folgenden Fragen mit Ja oder Nein.

1. Kommen Belege bei Ihnen über mehr als zwei Wege an?
2. Landet die Antwort eines Mandanten manchmal in einem anderen Kanal als der Beleg, zu dem sie gehört?
3. Müsste eine Vertretung erst nachfragen, welche Rückfragen bei einem Mandat offen sind?
4. Ist bei Ihnen ein fehlender Kontoauszug auch schon erst beim Abschluss aufgefallen?
5. Liegen Belege auf Handys oder in persönlichen Postfächern Ihrer Mitarbeiter?
6. Wäre es aufwendig herauszufinden, wer eine Buchung vom letzten Frühling geprüft hat?

Zwei oder mehr Ja heissen: Ein Beleg hat in Ihrem Büro mehrere Orte. Jeder davon kostet bei jeder Suche Zeit, und jede Rückfrage kann zwischen ihnen verloren gehen.

Was das für Ihr Büro heisst

Legen Sie fest, welcher Ort für Belege, Rückfragen und Freigaben gilt, und sagen Sie es Ihren Mandanten einmal klar. Ein Quartalsbeginn eignet sich als Stichtag, weil dann keine halb erfasste Periode zwischen zwei Abläufen liegt. Beginnen Sie mit den Mandaten, die heute die meisten Belege über die meisten Kanäle schicken.

Wenn Sie dafür FibuZen in Betracht ziehen, ist ein kurzes Gespräch der einfachste Anfang: Telefonat buchen. In 15 Minuten erzählen Sie, wie Belege heute zu Ihnen kommen, und wir sagen Ihnen, ob FibuZen zu Ihrem Büro passt. Das lohnt sich, weil Sie danach wissen, welche Ihrer Kanäle Sie zusammenführen können und welche bleiben dürfen. Wir rufen Sie an, und Sie bereiten nichts vor. Passt es, folgt der Belegtest mit zehn Belegen, die Sie selbst auswählen.