Belege automatisch prüfen: das Vier-Augen-Prinzip für jeden Beleg

Vermutlich haben Sie schon einmal gesehen, wie ein Programm einen Beleg in wenigen Sekunden ausliest: Lieferant, Datum, Betrag und MWST, alles im richtigen Feld. Vielleicht kennen Sie auch das leise Unbehagen, das danach bleibt. Und sicher gilt in Ihrem Büro eine Regel, die älter ist als jede Software: Was in die Bücher kommt, sieht vorher ein zweites Paar Augen. Wer Belege automatisch prüfen lassen will, braucht genau diese Regel, übertragen auf die Maschine.

Nehmen wir einen gewöhnlichen Beleg. Ein Mandant fotografiert die Rechnung seiner Garage über CHF 1’413.40, quer über dem Total klebt ein Stempel «Bezahlt». Das Lesesystem macht aus der 3 eine 8 und trägt CHF 1’418.40 ein. Eine Warnung erscheint nicht, der falsche Betrag steht genauso sauber im Feld wie die hundert richtigen davor. Ihr Sachbearbeiter sieht ein plausibles Total und übernimmt es. Im Januar geht der Bankabgleich um fünf Franken nicht auf, und jemand sucht einen Nachmittag lang.

Fehler passieren auch beim Abtippen von Hand. Heikel wird es, weil das Lesesystem seinen Fehler selbst nicht bemerkt und darum auch niemandem Bescheid gibt. Aus Gesprächen mit Treuhändern weiss ich, dass genau diese Sorge viele Büros davon abhält, Belege überhaupt maschinell lesen zu lassen. Die Sorge ist berechtigt.

Warum reicht ein einzelnes Lesesystem für Belege nicht?

Ein einzelnes Lesesystem reicht nicht, weil es seine eigenen Fehler nicht erkennt. Es liefert einen verlesenen Betrag mit derselben Sicherheit wie einen richtigen. Verlässlich wird das automatische Prüfen erst, wenn sich jeder gelesene Wert an einer zweiten, unabhängigen Quelle bestätigen muss: an der Rechnung des Belegs selbst, am Zahlteil der QR-Rechnung, am Kontoauszug oder an der bestehenden Buchhaltung. FibuZen arbeitet so. Es liest, rechnet nach, gleicht ab und legt erst dann einen Vorschlag vor. Die Freigabe erteilt immer ein Mensch aus Ihrem Team.

Programme mit künstlicher Intelligenz lesen Belege heute erstaunlich gut. An unseren eigenen Belegen sind mir trotzdem vier Fehlerarten immer wieder begegnet:

• Unter Stempeln, Knicken oder Flecken verlesen sich Ziffern. Aus einer 3 wird eine 8, aus einem Komma ein Punkt.
• Das System hält den Absender für den Empfänger, und aus einer Lieferantenrechnung wird eine Rechnung an einen Kunden.
• Bei Steuersätzen und Währungen geht etwas durcheinander: Ein Hotelbeleg trägt zwei MWST-Sätze, ein Nettobetrag geht als Brutto durch, ein Euro-Betrag als Franken.
• Ein Feld ist unleserlich, und das System setzt trotzdem einen plausiblen Wert ein.

Der letzte Fall ist der gefährlichste, weil der erfundene Wert genau so aussieht wie ein richtiger. Für Fehler beim Abtippen hat die Buchhaltung längst ein Gegenmittel, das zweite Paar Augen. Bei Software lassen es viele Büros weg, weil das Programm in der Vorführung fehlerlos wirkte.

Das Vier-Augen-Prinzip für Belege

Im Treuhandbüro heisst Vier-Augen-Prinzip: Zwei Personen sehen einen Vorgang, bevor er gilt. Es wirkt, weil sich zwei Menschen, die unabhängig voneinander hinschauen, kaum je an derselben Stelle irren. Für Belege übersetzt lautet das Prinzip: Ein gelesener Wert gilt erst, wenn eine zweite, unabhängige Quelle ihn bestätigt hat. Das letzte Augenpaar gehört dabei immer einem Menschen. FibuZen setzt das in vier Kontrollen um, die nacheinander laufen.

Erste Kontrolle: lesen, wo möglich aus eindeutiger Quelle

FibuZen liest Lieferant, Datum, Rechnungsnummer und jede einzelne Position. Wo der Beleg eine eindeutige Quelle mitbringt, nutzt FibuZen sie. Bei einer QR-Rechnung kommen Betrag, IBAN und Referenz direkt aus dem Zahlteil, also aus einem Code, der die Zahlen unmissverständlich enthält. Zudem prüft FibuZen anhand von Name, Adresse und UID-Nummer, ob der Beleg überhaupt an diesen Mandanten adressiert ist. Was FibuZen nicht sicher lesen kann, lässt es leer und markiert die Stelle für Ihr Team.

Zweite Kontrolle: nachrechnen auf den Rappen

Danach rechnet FibuZen jeden Beleg nach. Für jeden MWST-Satz müssen Netto und Steuer zusammen das Total ergeben, auf den Rappen genau. Diese Rechnung folgt festen Regeln wie beim Taschenrechner, einschätzen muss FibuZen dabei nichts. Geht sie nicht auf, liest FibuZen den Beleg ein zweites Mal. Stimmt sie dann noch immer nicht, hält FibuZen den Beleg an und schreibt den Grund dazu. Die Garagenrechnung aus dem Beispiel wäre genau hier hängen geblieben: Positionen und MWST ergeben CHF 1’413.40, das gelesene Total sagt CHF 1’418.40.

Dritte Kontrolle: abstimmen mit Bank und Buchhaltung

Die dritte Kontrolle kommt von aussen. FibuZen sucht im Kontoauszug die Zahlung zum Beleg und begründet die Zuordnung mit Betrag, Datum und Lieferant. Eine Belastung von CHF 1’413.40 bestätigt den Betrag ein weiteres Mal, diesmal aus einer Quelle, die mit dem Beleg nichts zu tun hat. Vor jeder Buchung schaut FibuZen ausserdem in der Buchhaltung des Mandats nach, ob dieselbe Rechnung schon drin ist, auch wenn sie jemand von Hand erfasst hat. Das schützt Sie davor, dass eine Rechnung samt Vorsteuer zweimal in die Bücher kommt. Beides beschreiben die Seiten Bankabgleich und Duplikate erkennen genauer.

Vierte Kontrolle: die Freigabe durch Ihr Team

Das letzte Augenpaar gehört Ihrem Sachbearbeiter. Er sieht Original und Vorschlag nebeneinander, dazu Konto, Steuercode, die zugeordnete Zahlung und die Begründung. Passt alles, gibt er frei. Passt etwas nicht, korrigiert er es vorher. FibuZen bucht erst nach diesem Klick. Freigegeben wird von Hand, weil die Verantwortung am Ende immer ein Mensch trägt. Wie die Buchung danach samt Beleg in Ihre Buchhaltung kommt, zeigt die Seite Freigabe und Buchung.

Kontrolle	Woran FibuZen prüft	Wenn etwas nicht passt
Lesen	QR-Zahlteil, Name, Adresse und UID des Mandanten	Feld bleibt leer, die Stelle ist markiert
Nachrechnen	Positionen, MWST je Satz, Total	Zweites Lesen, sonst Halt mit Grund
Abstimmen	Kontoauszug und bestehende Buchungen	Zahlung bleibt offen, oder die zweite Buchung stoppt
Freigabe	Urteil Ihres Sachbearbeiters	Korrektur vor der Freigabe, mit Protokoll

Belege automatisch prüfen, jede Buchung von Hand freigeben

Das Wort «automatisch» weckt in Treuhandbüros zu Recht Misstrauen. Bei FibuZen gilt es für die Prüfung und nie für die Buchung: Es gibt keine Schwelle, unter der FibuZen selbst bucht, auch nicht bei Routinebelegen oder kleinen Beträgen.

Die vier Kontrollen sortieren die Belege für Ihr Team. Belege, bei denen sich jeder Wert bestätigt hat, brauchen einen kurzen Blick, in der Regel rund eine Minute. Belege, bei denen etwas nicht passt, kommen mit dem Grund im Klartext, etwa dass Total und Positionen nicht zusammenpassen oder dass die Zahlung im Kontoauszug fehlt. Ihr Sachbearbeiter muss nicht mehr suchen, wo ein Fehler steckt. Das erspart ihm die Nachmittage, an denen er eine Differenz durch ein ganzes Jahr verfolgt.

Ich habe FibuZen einen ganzen Jahrgang lang an der Buchhaltung meiner eigenen Firma laufen lassen, der WDC GmbH in Stans, bevor ein Treuhandbüro es zu sehen bekam. Die Fehlerarten oben stammen aus dieser Zeit. In dieser Buchhaltung fanden 92 % von 335 Belegen ihre Zahlung im Kontoauszug von selbst. Den Rest hat ein Mensch zugeordnet, mit Beleg und Auszug vor Augen. Was die Belegerfassung von Hand ein Büro kostet, rechne ich im Artikel über die Belegerfassung im Treuhandbüro durch.

Was auch vier Augen nicht entscheiden

Die Kontrollen sichern das Lesen und Rechnen ab. Das fachliche Urteil nehmen sie Ihrem Team nicht ab. Ob ein Aufwand als geschäftsmässig begründet gilt, ob ein Einkauf teilweise privat war oder wie eine Auslandsrechnung steuerlich zu behandeln ist, beurteilt Ihr Sachbearbeiter. FibuZen markiert solche Belege und gibt ihm mit, was er für den Entscheid braucht, zum Beispiel den Hinweis auf die Bezugsteuer bei Software aus dem Ausland. Wie FibuZen Konto und Steuercode vorschlägt und begründet, beschreibt die Seite Kontierung und MWST. Welche rechtlichen Fragen beim Einsatz solcher Systeme anstehen, behandelt der Artikel Dürfen Treuhänder KI einsetzen?

Woran Sie ein vorsichtiges System erkennen

Ob Sie FibuZen anschauen oder ein anderes Programm: Stellen Sie jedem Anbieter diese fünf Fragen und achten Sie auf die Antwort.

• Was geschieht mit einem Feld, das sich nicht sicher lesen lässt? Das System sollte es leer lassen und den Grund nennen.
• Woran prüft es einen gelesenen Betrag? Es sollte mindestens eine zweite Quelle geben, etwa die Positionen, den Zahlteil oder den Kontoauszug.
• Bucht es unter einem bestimmten Betrag ohne Freigabe? Ein vorsichtiges System tut das nie.
• Zeigt es neben jedem Vorschlag das Original und eine Begründung? Ohne beides prüft Ihr Team blind.
• Hält es fest, wer wann freigegeben oder korrigiert hat? Ein Protokoll mit Namen und Zeitpunkt gehört dazu.

Selbsttest: Brauchen Ihre Belege eine Gegenkontrolle?

Beantworten Sie die folgenden Fragen mit Ja oder Nein.

1. Übernimmt Ihr Team Beträge von Belegen, ohne jeden einzeln mit dem Kontoauszug zu vergleichen?
2. Ist Ihnen schon eine Differenz erst beim Abschluss aufgefallen, hinter der ein Zahlendreher steckte?
3. Schicken Ihnen Mandanten Belege als Handyfoto, mit Knick, Stempel oder Flecken?
4. Haben Sie sich bei einer Software-Vorführung schon gefragt, was passiert, wenn sich das Programm verliest?
5. Ist Ihnen wichtig, dass jede Buchung den Namen der Person trägt, die sie freigegeben hat?

Haben Sie mehrmals Ja gesagt, gehört die Gegenkontrolle zu den Anforderungen an jedes System, das Belege für Ihr Büro liest.

Was das für Ihr Büro heisst

Ein System, das die Belege Ihrer Mandanten liest, sollte so misstrauisch arbeiten wie Ihr sorgfältigster Sachbearbeiter. Es prüft jeden Wert gegen, hält im Zweifel an und überlässt die Buchung Ihrem Team. Ob FibuZen das bei Ihren Belegen schafft, sehen Sie im Belegtest. Sie wählen zehn Belege aus, und ich rate Ihnen, zwei schwierige dazuzulegen, etwa ein zerknittertes Handyfoto und eine Rechnung in Euro. Weil sich ein vorsichtiges System gerade an solchen Belegen zeigt, sehen Sie dort am meisten. Wie der Belegtest abläuft, steht unter So starten Sie. Den Anfang macht ein Gespräch von 15 Minuten, für das Sie nichts vorbereiten: Telefonat buchen.