Belegerfassung im Treuhandbüro: Was sie Ihr Büro jeden Monat kostet

Vielleicht kennen Sie das: Die Belege eines Mandanten kommen selten auf nur einem Weg. Ein Teil liegt im Kuvert, ein Teil hängt an einer Mail, der Rest kommt als Handyfoto. Vermutlich ist Ihnen auch schon aufgefallen, dass gerade erfahrene Leute in Ihrem Büro viele Stunden damit verbringen, Beträge von Papier in die Buchhaltung abzutippen. Und sicher ist Ihnen wichtig, dass dabei nichts verloren geht und jede Zahl stimmt. Die Belegerfassung im Treuhandbüro funktioniert, oft seit Jahren. Was sie kostet, rechnet trotzdem kaum jemand aus.

Ein Dienstag Anfang Oktober. Ein Mandant, ein Malergeschäft mit sechs Mitarbeitern, bringt die Belege des dritten Quartals vorbei: einen Bundesordner und ein Kuvert mit losen Quittungen. Ihr Sachbearbeiter zählt 61 Belege. Auf einer Tankquittung ist der Betrag fast verblasst. Eine Rechnung über CHF 2’184.60 liegt doppelt im Ordner, einmal als Original und einmal als Kopie. Bei einem Nachtessen für CHF 238.00 fehlt der Anlass. Um elf Uhr ist der Ordner erfasst, drei Belege liegen auf dem Stapel «noch klären», und zwei Mails an den Mandanten sind unterwegs. Der ganze Vormittag bestand fast nur aus Abtippen und Suchen.

Gespräche mit Treuhändern bestätigen mir, dass es solche Vormittage in vielen Büros jede Woche gibt. Sie kosten mehr, als der Stundenrapport zeigt.

Was kostet die Belegerfassung im Treuhandbüro?

Belegerfassung heisst: Jemand in Ihrem Büro ordnet jeden Beleg dem richtigen Mandat zu, liest ihn, kontiert ihn, sucht die passende Zahlung und erfasst die Buchung. Die Kosten dafür setzen sich aus vier Posten zusammen: der Arbeitszeit, den Fehlern, den Rückfragen bei Mandanten und den Fachleuten, die in dieser Arbeit festsitzen. Den ersten Posten messen Sie in einer Woche. Die anderen drei stehen in keiner Kalkulation.

Für die Arbeitszeit brauchen Sie drei Zahlen:

1. Die Zahl der Belege, die Ihr Büro im Monat über alle Buchhaltungsmandate verarbeitet.
2. Die Minuten pro Beleg, vom Öffnen bis zur fertigen Buchung. Abtippen und die Zahlung suchen dauern bei einem Standardbeleg rund 5 Minuten. Rechnen Sie Zuordnen, Rückfragen und Sonderfälle dazu, landen Sie eher bei 8 Minuten.
3. Die Vollkosten einer Stunde Ihres Sachbearbeiters, also Lohn, Sozialleistungen, Arbeitsplatz und Nebenkosten.

Ein Beispiel mit runden Zahlen: 750 Belege mal 8 Minuten ergeben 100 Stunden im Monat. Bei Vollkosten von CHF 55 pro Stunde sind das CHF 5’500 im Monat und CHF 66’000 im Jahr. Rechnerisch ist das mehr als eine halbe Stelle, die nichts anderes tut als erfassen.

In der Treuhand macht ein Umstand diese Rechnung noch schärfer. Die laufende Buchhaltung rechnen Sie mit vielen Mandanten pauschal ab. Reicht ein Mandant in einem Quartal 40 Belege mehr ein oder schickt er alles als unscharfes Foto, bleibt seine Pauschale gleich. Den Mehraufwand trägt Ihr Büro, und jede zusätzliche Minute Erfassung geht von der Marge dieses Buchhaltungsmandats ab.

Drei Posten, die in keiner Kalkulation stehen

Fehler, die sich durch das Jahr ziehen

Wer Belege von Hand überträgt, macht Fehler. Mit mangelnder Sorgfalt hat das wenig zu tun: Monotones Abtippen ist genau die Arbeit, bei der auch gewissenhafte Menschen Ziffern vertauschen oder einen Beleg beim falschen Mandat ablegen. Teuer wird ein solcher Fehler, weil ihn am Tag der Erfassung niemand bemerkt. Er zeigt sich, wenn der Saldo nicht stimmt, oft im Januar, wenn die Jahresabschlüsse ohnehin drängen. Dann verfolgt jemand eine Differenz von CHF 4.50 durch zwölf Monatsauszüge. Noch schwerer wiegt eine doppelt erfasste Rechnung, weil sie die Vorsteuer zweimal abzieht und Ihr Büro das in der MWST-Abrechnung wieder geradebiegen muss.

Rückfragen, die liegen bleiben

Fehlt bei einem Geschäftsessen der Anlass, schreibt Ihr Sachbearbeiter dem Mandanten eine Mail. Kommt keine Antwort, folgt ein Anruf, dann eine zweite Mail, und der Beleg wandert auf die Liste der offenen Fälle. Bis die Antwort da ist, vergehen oft zwei bis drei Wochen, und danach muss er sich erneut in den Beleg einlesen. Jede Rückfrage kostet also zweimal Zeit. Noch zäher sind Zahlungen ohne Beleg, die erst beim Abgleich mit dem Kontoauszug auffallen. Nach einem halben Jahr weiss oft auch der Mandant nicht mehr, wofür er bezahlt hat.

Fachleute, die tippen statt beraten

Den grössten Posten weist keine Abrechnung aus. In vielen Büros erfassen ausgebildete Sachbearbeiter oder Treuhänder mit Fachausweis die Belege selbst. Jede dieser Stunden fehlt bei den Abschlüssen, bei Steuererklärungen und im Gespräch mit Mandanten, die eine Einschätzung brauchen. Dazu kommt der Arbeitsmarkt: Treuhand-Fachleute sind schwer zu finden. Wer seine Tage mit dem Ziffernblock verbringt, schaut sich eher nach einer anderen Stelle um, und junge Bewerber achten genau darauf, wie modern ein Büro arbeitet. Das zehrt an den Nerven, am stärksten in der Abschlusszeit.

Posten	So entsteht er	Hier zeigt er sich
Arbeitszeit	Lesen, abtippen, kontieren, Zahlung suchen	Messbar in einer Woche
Fehler	Zahlendreher, falsches Mandat, doppelte Rechnung	Beim Abschluss und in der MWST-Abrechnung
Rückfragen	Mails, Anrufe, erneutes Einlesen	Auf der Liste der offenen Fälle
Gebundene Fachleute	Ausgebildete Leute erfassen, statt zu beraten	Bei Kündigungen und offenen Stellen

Das Prüfplatz-Prinzip: Ihr Team prüft, statt zu tippen

Schnelleres Tippen verkleinert keinen dieser Posten. Sie schrumpfen erst, wenn das Abtippen ganz aus dem Ablauf fällt. Diesen Gedanken nenne ich das Prüfplatz-Prinzip: Jeder Beleg kommt fertig vorbereitet an den Arbeitsplatz Ihres Sachbearbeiters, gelesen, nachgerechnet, mit der passenden Zahlung und wenn nötig mit der Antwort des Mandanten. Ihr Sachbearbeiter prüft den Vorschlag, korrigiert ihn bei Bedarf und gibt ihn frei. Prüfen statt tippen.

FibuZen, ein Produkt der WDC GmbH in Stans, setzt dieses Prinzip in sechs Schritten um:

1. Ihre Mandanten laden Fotos und PDFs im Portal Ihres Büros hoch, am Handy oder am Computer. Papierbelege scannt Ihr Team im Stapel, mit einem Deckblatt pro Mandat.
2. FibuZen trennt den Stapel in einzelne Belege und legt jeden beim richtigen Mandat ab.
3. FibuZen liest Lieferant, Datum und jede Position, erkennt den MWST-Satz und rechnet auf den Rappen nach, ob Netto und Steuer das Total ergeben.
4. Im Kontoauszug sucht FibuZen die Zahlung zum Beleg und schreibt dazu, warum sie passt.
5. Fehlt eine Angabe, etwa der Anlass eines Geschäftsessens, fragt FibuZen den Mandanten direkt im Portal. Seine Antwort steht danach am Beleg.
6. Ihr Sachbearbeiter sieht Original und Kontierungsvorschlag nebeneinander und gibt frei. Erst danach bucht FibuZen in Ihre Buchhaltung und hängt den Beleg als PDF an.

Wie das Trennen und Zuordnen im Einzelnen aussieht, zeigt die Seite Belege erfassen. Konto, Steuercode und MWST-Sätze behandelt die Seite Kontierung und MWST, und wie FibuZen beim Mandanten nachhakt, sehen Sie unter Rückfragen an Mandanten.

Für das Malergeschäft aus dem Beispiel hiesse das: Die doppelte Rechnung hält FibuZen an, bevor jemand sie ein zweites Mal bucht. Das schützt Sie vor doppelt abgezogener Vorsteuer. Den Anlass des Nachtessens erfragt FibuZen beim Mandanten, während Ihr Sachbearbeiter an anderen Mandaten arbeitet. Die verblasste Tankquittung markiert FibuZen als unleserlich, statt einen Betrag zu raten. Das erspart Ihrem Team den Vormittag mit Abtippen und Suchen.

Wie viel Zeit das spart, hängt von Ihren Belegen ab. In unserer eigenen Buchhaltung fanden 92 % von 335 Belegen ihre Zahlung im Kontoauszug von selbst, und einen Standardbeleg prüft ein Sachbearbeiter in rund einer Minute. Auf das Beispiel oben übertragen werden aus 100 Stunden Erfassung gut 12 Stunden Prüfung, dazu die Zeit für echte Sonderfälle. Die bleiben bei Ihrem Team, und dort gehören sie auch hin.

Arbeitsschritt	Bisher	Mit dem Prüfplatz-Prinzip
Beleg zum Mandat	Dateien benennen und von Hand ablegen	FibuZen trennt den Stapel und ordnet zu
Werte erfassen	Abtippen, Position für Position	FibuZen liest und rechnet nach
MWST	Jeden Satz einzeln herausrechnen	Satz und Steuercode je Position im Vorschlag
Zahlung	Kontoauszug ausdrucken und abhaken	Zuordnung mit Begründung
Rückfrage	Mail, Anruf, Liste der offenen Fälle	Frage im Portal, Antwort am Beleg
Buchung	Eintippen und PDF anhängen	Ein Klick auf «Freigeben»

Was bei Ihrem Team bleibt

Das Prüfplatz-Prinzip nimmt Ihrem Team die Vorarbeit ab, die Entscheidung bleibt bei ihm. FibuZen bucht nie von selbst, weder bei Routinebelegen noch unter einem bestimmten Betrag. Freigegeben wird von Hand, weil die Verantwortung am Ende immer ein Mensch trägt. Jede Freigabe trägt den Namen der Person, die sie erteilt hat. So lässt sich auch ein halbes Jahr später nachschlagen, wer einen Beleg geprüft hat.

Auch Ihre Buchhaltung bleibt. Ob Ihr Büro mit bexio, Abacus, Banana oder einem anderen Programm arbeitet, die Buchungen landen dort, wo sich Ihr Team auskennt. Welche Programme FibuZen anbindet, steht auf der Seite Integrationen. Am besten stellen Sie sich FibuZen als zusätzlichen Junior-Sachbearbeiter vor, der die Vorarbeit erledigt: Belege einsammeln, lesen, nachrechnen, nachfragen. Er ersetzt niemanden im Team. Er sorgt dafür, dass Ihre Fachleute wieder Zeit für die Arbeit haben, für die Sie sie eingestellt haben.

Warum FibuZen jeden gelesenen Wert gegenprüft, bevor Ihr Sachbearbeiter ihn sieht, erkläre ich im Artikel zum Vier-Augen-Prinzip für Belege. Wie Ihr Team bei einer solchen Umstellung mitzieht, lesen Sie im Beitrag über die Einführung im Team.

Selbsttest: Wie viel Erfassung steckt in Ihrem Büro?

Beantworten Sie die folgenden Fragen mit Ja oder Nein.

1. Tippt in Ihrem Büro jemand Beträge, Daten oder MWST-Sätze von Belegen ab?
2. Kommen die Belege Ihrer Mandanten auf mehr als einem Weg, etwa per Post, per Mail und als Handyfoto?
3. Warten Sie regelmässig länger als eine Woche auf die Antwort eines Mandanten zu einem Beleg?
4. Ist Ihnen in den letzten zwölf Monaten ein Zahlendreher oder eine doppelte Rechnung erst beim Abschluss aufgefallen?
5. Verbringen ausgebildete Fachleute in Ihrem Büro einen Teil der Woche mit Erfassen?
6. Rechnen Sie die Buchhaltung mit vielen Mandanten pauschal ab?

Haben Sie drei oder mehr Fragen mit Ja beantwortet, steckt in Ihrer Erfassung wahrscheinlich mehr Zeit, als Ihre Planung ausweist. Dann lohnt sich ein genauer Blick.

Was das für Ihr Büro heisst

Den ersten Posten messen Sie selbst, dafür braucht es weder ein Projekt noch eine neue Software. Zählen Sie eine Woche lang die Belege, stoppen Sie bei zwanzig davon die Zeit und rechnen Sie mit den Vollkosten Ihres Sachbearbeiters. Fehler, Rückfragen und gebundene Fachleute kommen zu dieser Zahl noch dazu.

Ob FibuZen diese Posten in Ihrem Büro kleiner macht, entscheiden Sie am besten an Ihren eigenen Belegen, weil Sie dort jeden Sonderfall kennen. Darum beginnt alles mit einem Telefonat von 15 Minuten: Sie erzählen, wie Belege heute zu Ihnen kommen, und wir sagen Ihnen, ob FibuZen zu Ihrem Büro passt. Passt es, folgt der Belegtest mit zehn Belegen, die Sie selbst auswählen. Vorher unterschreiben wir eine Geheimhaltungsvereinbarung. Wie der Start im Einzelnen abläuft, steht unter So starten Sie. Wenn Sie den ersten Schritt machen möchten: Telefonat buchen.