Freigegeben von Ihrem Team, gebucht mit Beleg
Das erspart Ihrem Team, eine geprüfte Buchung noch einmal abzutippen und den Beleg von Hand anzuhängen. Bei Freigabe und Buchung erledigt FibuZen beides nach dem Klick Ihres Teams, und am Beleg steht, wer freigegeben hat.
Freigabe und Buchung sind in FibuZen zwei getrennte Schritte: Ein Mensch aus dem Treuhandbüro prüft jeden Vorschlag neben dem Original und gibt ihn frei. Erst danach schreibt FibuZen die Buchung in die Buchhaltung des Mandats und hängt den Beleg als PDF an. Wer wann freigegeben hat, steht am Beleg.
Kennen Sie das?
- Ihr Team hat einen Beleg geprüft und tippt die Buchung trotzdem noch ein.
- Bei der Revision sucht jemand den Beleg zu einer Buchung.
- Für jede Buchung soll klar sein, wer sie verantwortet.
Geprüft, aber noch nicht gebucht
Die Kontierung ist klar. Trotzdem tippt Ihr Sachbearbeiter die Buchung ein, lädt das PDF herunter und hängt es in der Buchhaltung wieder an. Wer welchen Beleg geprüft hat, weiss ein halbes Jahr später niemand mehr genau.
Das ist Arbeit ohne Mehrwert, und sie bindet genau die Fachleute, die Sie für die Prüfung brauchen.
So laufen Freigabe und Buchung mit FibuZen
- Schritt 1
Original und Vorschlag prüfen
Ihr Sachbearbeiter sieht den Beleg, die Kontierung und die zugeordnete Zahlung auf einem Bildschirm.
- Schritt 2
Ein Klick auf Freigeben
Passt alles, klickt er auf «Freigeben». Passt etwas nicht, ändert er es vorher oder weist den Vorschlag zurück.
- Schritt 3
FibuZen bucht und hängt an
FibuZen schreibt die Buchung in Ihre Buchhaltung und hängt das Original als PDF an. Das Herunter- und Hochladen von Hand entfällt.
- Schritt 4
Name und Zeit am Beleg
Am Beleg steht, wer ihn wann freigegeben hat. Das lässt sich auch Monate später noch nachschlagen.
100 %
der Buchungen gibt ein Mensch aus Ihrem Team frei. Eine Schwelle, ab der FibuZen selbst bucht, gibt es nicht.
Prüfen Sie es an Ihren eigenen Belegen
Im Belegtest sehen Sie den Vorschlag neben dem Original, so wie Ihr Team ihn später prüft. Weil Sie die Belege kennen, beurteilen Sie selbst, wie schnell Ihr Team damit freigeben kann.
Kein Blindkauf: Vor dem Belegtest unterschreiben wir eine Geheimhaltungsvereinbarung, und FibuZen ist monatlich kündbar.
Worauf FibuZen bei Freigabe und Buchung achtet
- Vor dem Buchen prüft FibuZen noch einmal, ob die Rechnung schon in der Buchhaltung steht
- Ein versehentlicher Doppelklick ergibt nur eine Buchung
- Ist unklar, ob eine Buchung angekommen ist, bucht FibuZen nicht blind ein zweites Mal
- Änderungen vor der Freigabe bleiben samt ursprünglichem Vorschlag im Protokoll
- Ihre Mandanten sehen ihre Belege, freigeben können sie nichts
Warum es keine Schwelle für selbständiges Buchen gibt und wie das Protokoll funktioniert, lesen Sie unter Freigabe und Protokoll. Wie die Buchung danach in Ihre Buchhaltung kommt, zeigen die Integrationen für bexio, Abacus und weitere.
Das bleibt bei Ihrem Team
Freigegeben wird von Hand, weil die Verantwortung am Ende immer ein Mensch trägt. FibuZen bucht erst nach diesem Klick, bei jedem einzelnen Beleg.
Fragen aus Treuhandbüros
Weitere Antworten finden Sie bei den häufigen Fragen zu FibuZen.
Wer in unserem Büro darf freigeben?
Wer Zugang zum Mandat hat: Sachbearbeiter bei den Mandaten, die ihnen zugeteilt sind, der Inhaber bei allen. Jede Freigabe ist mit Namen festgehalten, so bleibt die Verantwortung klar zugeordnet.
Wohin kommt der Beleg nach der Buchung?
Er hängt als PDF an der Buchung in Ihrer Buchhaltung. Auf Wunsch legen wir gebuchte Belege zusätzlich in Ihrer bestehenden Ablage ab, benannt nach Ihrer Regel. Das stimmen wir bei der Einrichtung mit Ihnen ab.
Was passiert mit einem Beleg für ein abgeschlossenes Quartal?
In eine gesperrte Periode bucht FibuZen nicht. Der Beleg bleibt mit einem Hinweis liegen, und Ihr Team entscheidet, wie es weitergeht. Bis zu welchem Datum gesperrt ist, legen Sie für jedes Mandat fest.
Passend im Ratgeber
Hintergrund für Ihren Entscheid, geschrieben für Treuhandbüros in der Schweiz.
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Weitere Funktionen
-
Belege erfassen · Film 0:49 Jeder Beleg beim richtigen Mandat, jede Seite gezählt -
Kontierung und MWST · Film 0:53 Kontiert und nachgerechnet, auf den Rappen genau -
Bankabgleich · Film 0:49 Kontoauszug und Belege abgeglichen, lange vor dem Abschluss -
Rückfragen · Film 0:50 Die Antwort des Mandanten steht direkt am Beleg -
Duplikate · Film 0:47 Doppelt eingereicht, einmal gebucht
Zehn Belege, und Sie sehen, wie es läuft.
Im Belegtest zeigen wir Ihnen an Belegen, die Sie kennen, was FibuZen vorbereitet und wo es nachfragt. Danach entscheiden Sie.